档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、文化、宗教等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。随着知识经济的来临，档案工作的重要性日益凸显，搞好新时期的档案工作，对促进经济社会的发展有着十分重要的作用。

    档案是历史的产物，伴随着历史进程而不断发展。我国有几十年的历史，经过奴隶社会、封建社会、半封建半殖民地社会直到现在社会主义社会，从而给人类留存了丰富的档案宝库。在一个国家中，任何一个行业的档案，既是本行业的财富，也是国家的财富。之所以说档案是宝贵财富，是因为档案的利用可以产生巨大的社会效益和经济效益，为社会发展服务。形成的档案不但现在对我们自己有用，而且也成为对后人可以利用的历史财富。因而，我们应当要认真对待档案工作，树立档案意识，积极关心支持档案工作，切实加强档案工作的管理。

首先要切实加强对档案工作的领导。领导对档案工作的重视和支持是做好档案工作的基本前提。领导者对档案工作的价值、作用的认识程度，决定着档案工作的发展，档案工作的先进与否可从一个侧面反映一个单位的整体素质和面貌，各级领导应不断增强档案意识，要经常过问、研究档案工作，抓好档案部门的基础建设和人员配备。与其它工作一样，档案工作也需要人、财、物作为基础，离开了这一基础，档案工作就无法开展，因此，领导重视是十分关键的一环。要把档案工作当成一项基础工作落实，不能把档案工作看成是一项可有可无的工作。要充分认识到今日的归档，积累资料不仅是为了现实工作服务，更深远的意义是为了子孙后代积累丰富的知识财富。

二、要配备高素质的档案工作人员，提高档案管理的水平。档案管理工作的好坏，与档案人员的素质有直接的关系。档案人员一要政治可靠，立场坚定，具有强烈的事业心和责任感，热爱档案事业，既要有真才实学，有实干精神，又要有科学严密工作态度。二要懂档案知识，熟悉档案业务，能较好完成档案的归档、收集、整理工作，并能迅速准确调档，服务到位。要加强档案人员专业培训和再教育工作，提高档案工作人员的科学文化水平和业务素质，增强其对档案工作的事业心和责任心，从而激励和促进档案工作进一步开展，不断适应新时期、新形势对档案工作者的要求。

三、制定档案工作规章制度。有句俗语说，没有规矩，不成方圆。档案工作也是如此。《档案法》第十条就规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。第十三条还规定：各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。有了规章制度，档案工作才能有章可循，档案管理才能规范化、标准化，才能更好地发挥档案的社会效益和经济效益。       

    四、加强档案基础工作，提高档案质量。 加强档案基础工作，主要是抓好收集、整理、立卷、归档、编目、保管等重要环节。 档案的收集工作是档案工作最基础的工作。档案收集不到，就谈不上立卷归档等其它各个环节。再就立卷与归档来讲，首先材料要收集完整齐全，其次归档材料应遵循自然形成规律和相互间的有机联系进行排列，书写要工整，卷宗要整洁。在档案质量问题上，档案部门和档案人员应当增强事业心和责任心，认真履行职责，严格把关，对不合格档案要拒收，对不按期归档的单位和个人要督促其按期归档。档案质量问题应当列入有关人员的岗位目标管理责任制。进一步提高档案质量，做到及时收集、准确整理、完整归档、安全保存。       

    五、抓好档案库房设施设备的建设，确保档案有良好的存放环境。档案库房基础设施是档案工作必备的条件。各级机关、各企业，不论单位大小，一旦设立了档案机构，就必须建立档案库房及其办公设备，有条件的单位，还可以购置复印机、扫描仪、刻录机、照相机、档案管理软件等一些现代化的设备。确保档案长期保存，使其充分发挥档案历史值。       

    六、搞好档案的编研与开发，提高利用率，使档案更好地为各项工作服务。 历史上，前辈们已经留下了丰富的档案工作方法，现在仍需要我们不断地学习并努力改进。档案管理部门要采用先进的档案管理软件对档案进行比较科学的管理。首先，在整理上要进行标准化著录，充分发挥电子档案的作用；其次，要研发计算机档案软件，使计算机对档案工作的检索、统计、分析更加简捷明，在编制各种专题资料方面更是方便准确，这样既节省时间，又提高了档案管理质量，同时也提高了档案的利用率。总之，在档案管理工作中要不断地总结经验，开发档案信息资源，不断提高档案的利用率，使档案更好地为各项工作服务。

 

韶山市商务局